Dr. Beer Managemententwicklung & Seminare

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Start Mitarbeiterbeurteilung Beurteilungssysteme 1.Voraussetzungen und Grundsätze ...

Voraussetzungen und Grundsätze für die erfolgreiche Anwendung von Beurteilungsverfahren in Unternehmen

Für die erfolgreich Einführung und Anwendung eine Leistungs- und Verhaltensbeurteilung im Unternehmen sind einige Voraussetzungen und die Beachtung einiger Grundsätze unverzichtbar. Ausführlich wird dieses Thema in unseren Arbeitshilfen für die Praxis Nr. 6 behandelt. Hier die wichtigsten als Stichpunkte:

  • Geschäftsführung und gesamte Führungsmannschaft müssen sich auf verbindliche Spielregeln und auf ein einheitliches Beurteilungssystem einigen.
  • Alle Angehörigen des Unternehmens – also alle Vorgesetzten und alle Mitarbeiter – müssen über die geltenden Verfahrensweisen bei der Mitarbeiterbeurteilung ausführlich unterrichtet sein.
  • Die Beurteilung der Mitarbeiter wird immer nur vom (direkten) Vorgesetzten durchgeführt.
  • Alle Vorgesetzten (Beurteiler) müssen regelmäßig und intensiv geschult werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass wenig Beurteilungsfehler gemacht werden und möglichst gleiche Maßstäbe angelegt werden.
  • Stellenbeschreibungen, Allgemeine Führungsrichtlinie sowie ggf. Verfahrensanweisungen sind stets aktuell zu halten, da sie als Bezugsgrundlage für die Mitarbeiterbeurteilung unverzichtbar sind.
  • Klare Absprachen über angestrebte Arbeitsergebnisse (Zielvereinbarungen) versachlichen die Leistungsbeurteilung.
  • Die Konsequenzen unterschiedlicher Leistungsergebnisse müssen bekannt sein.
  • Die Ergebnisse der Beurteilung müssen ausführlich zwischen beurteilendem Vorgesetzten und beurteiltem Mitarbeiter besprochen werden.

Vorteile einer systematischen Beurteilung für das Unternehmen

  • Der Mitarbeiter kann hinsichtlich seiner Leistung und seines Verhaltens eingeordnet werden.
  • Stärken und Schwächen des Mitarbeiters werden sichtbar.
  • Eine systematische Personalentwicklungsplanung wird möglich und die Stellenbesetzung kann optimiert werden.
  • Das Betriebsklima kann verbessert werden.
  • Das Verantwortungsbewusstsein für die Erreichung der gemeinsamen Ziele kann gesteigert werden.
  • Die Erreichung der Unternehmensziele und die Umsetzung der Grundsätze der Führungsrichtlinie können sichergestellt werden.
  • Es können Grundlagen für eine »gerechte« Entlohnung geschaffen werden.

Das Unternehmen erkennt besser als bisher die personellen Leistungsreserven. Qualitative Personalplanung erhält eine wichtige Grundlage. Im Verbund mit anderen Instrumenten der Potentialerkennung wird der anforderungsgerechte Einsatz der Mitarbeiter zu beiderseitigem Nutzen besser plan- und steuerbar. Schulungen und Seminare lassen sich noch besser als bisher am erkennbaren Bedarf orientieren.

Vorteile einer systematischen Beurteilung für den Mitarbeiter

  • Der Mitarbeiter kann seine Stärken und Schwächen erkennen.
  • Der Mitarbeiter erhält Unterstützung/Hilfestellung bei der Überwindung von Schwächen.
  • Der Mitarbeiter sieht mögliche berufliche Perspektiven klarer.
  • Der Mitarbeiter kann seine Leistungsmotivation steigern.
  • Der Mitarbeiter kann sein Verantwortungsbewusstsein entwickeln und stärken.
  • Der Mitarbeiter kann Hilfen für eine individuelle Weiterentwicklung erhalten.

Der Mitarbeiter erhält durch die Beurteilung eine zusätzliche Gelegenheit, sein Leistungsvermögen und damit seine weiteren beruflichen Chancen realistisch einzuschätzen. Er erkennt besser als bisher worauf es ankommt. Dem Mitarbeiter werden durch die Beurteilung die Möglichkeiten der eigenen Weiterentwicklung deutlich vor Augen geführt. Beförderungen, Bezahlung oder andere personelle Entscheidungen werden für alle Mitarbeiter transparenter. Da die gleichen Kriterien für alle Beteiligten gelten, wird mehr Chancengleichheit geschaffen. Auch wird das Gefühl für die eigene Verantwortung gestärkt und damit eine weitere Grundlage für eigenständiges Planen und Gestalten der beruflichen Zukunft gelegt. Im Mitarbeitergespräch/Beurteilungsgespräch vereinbart der Mitarbeiter mit seinem Vorgesetzten die Ziele, die er im nächsten Zeitabschnitt erreichen soll. Die nächste Beurteilung erfolgt dann wiederum an der Erreichung dieser Ziele und lässt erkennen, was noch zu verbessern ist resp. welche neuen Ziele gesetzt werden können.

Vorteile einer systematischen Beurteilung für den Vorgesetzten

  • Der Vorgesetzte kann die Ziele der Organisationseinheit und die Stellenziele des Mitarbeiters durchsetzen.
  • Der Vorgesetzte kann gemeinsam festgelegte Ziele und deren Erreichung überprüfen.
  • Der Vorgesetzte kann sich ein Bild vom Leistungs- und Führungsverhalten jedes einzelnen Mitarbeiters machen.
  • Der Vorgesetzte kann die Entwicklung seiner Mitarbeiter erkennen und bei Bedarf gezielt fördern.
  • Der Vorgesetzte kann die Führungsfähigkeit des Mitarbeiters prüfen.
  • Der Vorgesetzte kann seine Beziehung zum Mitarbeiter auf eine Vertrauensbasis stellen.
  • Der Vorgesetzte kann sein persönliches Verhältnis zum Mitarbeiter verbessern.
  • Der Vorgesetzte kann solide Grundlagen für eine vernünftige Personalentwicklungsplanung aufbauen.

Merke: Die Mitarbeiterbeurteilung (Leistungs- und Verhaltensbeurteilung) ist eines der wirksamsten Instrumente einer zeitgemäßen Mitarbeiterführung. Der Vorgesetzte kann die ihm unterstellten Mitarbeiter anhand feststehender Kriterien beurteilen, diese Beurteilung mit ihnen besprechen und so auf ihr Verhalten einwirken.

Wer wird beurteilt?
Grundsätzlich werden alle Angehörigen des Unternehmens, unabhängig von ihrer Zugehörigkeit zu einer bestimmten hierarchischen Ebene, regelmäßig einmal pro Jahr beurteilt. Eine Ausnahme macht nur der Geschäftsführer, da dieser keinen Vorgesetzten im herkömmlichen Sinne hat, der ihn beurteilen könnte. Eine erste Beurteilung erfolgt vor Ablauf der Probezeit, danach einmal pro Jahr oder aus gegebenem Anlass (Antrag auf Gehaltserhöhung, auf Versetzung, auf ein Zwischenzeugnis u.ä.).

Wer beurteilt?
Beurteiler ist immer der (direkte) Vorgesetzte. Er bestätigt mit seiner Unterschrift, dass er die Beurteilung sorgfältig vorgenommen hat. Der Vorgesetzte des Beurteilers nimmt die Beurteilung zur Kenntnis. Dabei hat er darauf hinzuwirken, dass bei allen Beurteilungen dieselben Maßstäbe angelegt werden.

Hat der Vorgesetzte des Beurteilers eine abweichende Meinung zu einer Beurteilung, die sein Mitarbeiter gemacht hat, so hält er diese abweichende Meinung durch eine Aktennotiz fest. Außer bei Verfahrensfehlern und offensichtlicher Willkür des Beurteilers darf der Vorgesetzte vom Beurteilenden nicht verlangen, dass die Beurteilung gegen dessen Willen geändert wird.

(c) Klaus P. Beer